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会计档案管理制度
发布时间:2008-04-18 03:29:24 阅读次数:
会计档案管理制度
 
  一、学院的会计档案是指在财务管理和会计活动中直接形成具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,以及会计核算电算化后的存储软件,会计数据磁盘及打印输出的帐、表等,是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。

  二、档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁的有关规定:
  1、立卷
  (1)工作人员必须遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系。收集会计核算材料,要求内容齐全、资料完整。
  (2)设据各类材料形成的时间、顺序、内容、数量和保管期限,按便于保管和查阅的原则,依据归的要求,进行整理.装订成册。并列明会计档按名称、卷号、册数、起止年度等。
  (3)任何个人不得自行封包保管应当归档的文件、资料等。
  2、归档
  (1)归档范围:
  ①会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
  ②会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。
  ③财务报告类:月度、季度、年度财务报告。包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。
  ④其他类:银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料。
  ⑤打印输出的帐、表、单等纸质会计档案(磁盘、光盘等磁性介质保存的会计档案按有关规定上报备案)。
  (2)、归档要求:
  ①会计档案应装订成册,进行会计档案编号。并在会计档案的卷背上盖上设立档案号和有关项目(如单位名称、卷宗号、案卷目录号、保管期限)。
  ②根据会计档案编号登记造册,便于查阅。
  3、保管
当年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后由财务处编制清册移交档案室保管。
  4、查阅
  (1)单位人员查阅会计档案,要经会计主管同意。
  (2)外单位人员查阅会计档案,要有正式介绍信。经会计主管人员或学院主管财务工作的领导批准。
  (3)查阅人员一般不得将会计档案携带外出。需要复制的,要经会计主管同意。
  5、销毁
  (1)对保管期满会计档案,财务科审订后,编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限、销毁时间等内容,并由院长在清册上签署意见。报上级有关部门批准。
  (2)对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应当单独抽出,另行立卷。保管到结清债权债务时为止。并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
  (3)基建期间的会计档案,不得销毁。
  (4)按规定销毁会计档案时,应按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案,并由监销员在现场监销。

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