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公文处理暂行规定
发布时间:2008-04-18 02:07:25 阅读次数:
公文处理暂行规定
 
  根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和《山东省教育厅关于进一步规范公文报送有关问题的通知》精神,结合学院实际情况,对我校公文处理作如下暂行规定。
第一章  总则
  第一条  公文是传达党和国家方针、政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作,是加强领导,提高机关工作质量和效率的重要环节之一,因此,各级行政机关负责人和办事机构必须重视公文处理工作。
  第二条  公文包括:上级部门和校外各单位来文、学院向上级部门和校外各单位的发文,学院向校内各单位的发文(如通知、通报、公报、规定、决定、纪要、工作计划、规划等),校内各单位向学院呈送的请示、报告等。

  第三条  各系、处、室等部门,应有专人具体管理本部门日常公文处理工作。

  第四条  我院公文管理工作,采取集中统一领导与分级负责处理保管的体制。

  第五条  公文处理工作要求各部门必须遵守制度,明确职责,提倡相互配合、协商,提高工作效率。

第二章  公文签批和运转程序

  第六条  收文
  1、凡校外单位寄送我院的公文,由学院办公室拆封。一般例行公文,由学院办公室转业务部门承办。重要公文由书记、院长签批并呈送有关领导阅批之后,再转业务部门承办。收文内容涉及几个部门的,应明确主办部门,由主办部门转有关部门传阅或协办。必要时应以主办单位为主,同协办单位共同商定处理意见。
  2、凡校外单位直接寄送系、部、处的公文,属一般性公文的,可按业务分工由主管人员承办,重要公文必须经学院主管领导阅签后,再转业务单位承办。少数需学院收文的,可送学院办公室,按学院收文签批手续办理。

  第七条  学院向校外单位发文
  1、必须按学院统一印制的发文稿纸所列的核稿、会签、签发等项目签批。以学院名义发出的公文,由主管部门拟稿,经部门领导核签、相关部门会签后,经学院主管领导签发。
  2、以系、处、室等名义向业务对口部门发文,由单位或部门主管领导签发。
  3、学院、系、处向校外单位发便函,可根据函件的内容,由相关负责人签发。
  第八条  校内发文
学院办公室(党委办公室)和学院各职能部门均可向全校发文。
  1、除一般性通知外,具有学院法规性的文件(如重要规定、决定、通报、干部任免、工作要点等)均需经学院领导签批后,由学院办公室(党委办公室)发文。
  2、学院各职能部门下发的内容涉及全校的文件,由职能部门起草,部门领导核签,相关部门会签,经学院主管领导签发。纯属职能部门的具体业务,校内发文由职能部门领导签发。
  第九条  院内请示、报告
  1、系、处、部及其它直属单位向学院呈送请示、报告,可根据内容,先送学院机关职能部门,经部门领导签署意见后,呈送学院主管领导签批。凡主管领导提出需经校级会议研究决定的,由学院办公室列入校级会议议程。上述请示、报告,也可直接送学院办公室,由学院办公室按照上述程序呈送学院领导签批。
  2、各单位呈送学院的请示、报告,只送一份(必要时可抄送有关部门),由学院办公室和机关职能部门按签批程序送领导阅示,不要自行多头呈送学院各领导。
  3、一般不要越级向学院呈送请示、报告。
  4、一般校内请示、报告经领导签批后,视情况退职能部门或原请示、报告单位保存,以便按批示执行。若需由其它部门执行时,则由学院办公室将请示、报告转送有关职能部门。学院办公室或职能部门将领导批示转告原请示、报告单位,必要时可以书面批复。

  第十条  各级领导签批意见时,不要用铅笔和普通圆珠笔,要签全名,并写明签批年月日,以便存档。
第三章  公文收发手续

  第十一条  各单位正式收发文(包括个人收到的文件)、请示、报告,必须经过本单位文书管理人员,并履行严格的登记、编号、签批手续,以保证手续的完整和防止文件丢失。

  第十二条  收发文、请示、报告,必须严格完成下列五项程序:1、登记编号;2、签批;3、催办;4、审核办结;5、清退归卷。五项程序中,及时催办是做好公文处理工作的重要环节,必须抓紧,以杜绝只送不催,只批不结的现象。

  第十三条  收发文使用统一格式的登记簿。校内请示,报告正文一般要用打印文稿,并附学院印制的公文承办单,以供领导批示并签批处理意见;发文要附统一印制的发文稿纸并认真填写。

  第十四条  校外发文和便函,需由文书人员按审批手续审核无误并盖章后发出。        

  第十五条  在承办公文过程中,要保持文件的完整,相关文件和附件不得散失。

  第十六条  各单位收到各类文件后,要及时处理,不要积压。一般文件在各单位或院领导处停留时间不得超过一天。限期文件,必须在规定日期前办结。如有特殊原因需要延长时,可向学院办公室说明。急件要随到随办。
第四章  公文的格式

  第十七条  正式公文(指校内外发文和请示、报告)的格式,一般包括:标题、公文编号、主送机关、正文、附件、落款、印章、年月日、抄报(送)单位、密级、缓急程度等。
  1、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明文种名称(如通知、通报、规定、请示、报告等)。便函和其他简短的发文,可不写标题。
  2、向上级机关及平行单位发文,一般只写一个主送机关。如果需要同时向几个上级和平行单位发文,可采用抄报或抄送的形式,不得多头主送和随便抄送文件。
  3、除综合性工作报告外,应按照一文一事的原则行文。一切公文都要力求简短,主题突出,观点鲜明,文字通顺。
  4、公文编号,一般包括机关代字、年号、序号。校内各单位收发文字号及请示、报告字号,便函字号,由学院办公室统一发布,各单位不得自行更改。
  5、公文中的数目字,除编号、统计报表、专用术语以及其他必须用阿拉伯数字外,一般都用汉字书写。
  6、发文日期,需将年月日全部标出。
  7、如有附件,应当写在正文之后,落款之前,并注明附件的名称和件数。
  8、保密文件,应根据密级分别注明“绝密”“机密”,“秘密”。
  9、紧急公文,应根据紧急程度,分别注明“特急”“急”。
  10、对外公文,首页一律用以“山东商务职业学院”字样的正式公文纸。
第五章  公文立卷

  第十八条  公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,由文书工作人员清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。

  第十九条  公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况,以利于保管、查找和使用。

  第二十条  每年初,文书人员要对上一年整理好的案卷进行清理,根据案卷内容的重要性程度,确定保管期限,写上标题,书写卷内目录和案卷目录,按照档案室的规定时间,向档案室移交。

  第二十一条  文书人员应做到以下几点:
  1、充分认识文书管理工作的重要性,认真负责,谨慎细致地做好公文处理工作。
  2、努力学习马克思主义,毛泽东思想,学习党的方针、政策。
  3、熟悉本单位工作情况,不断积累有关学校工作情况的知识。
  4、办理公文要及时、迅速、准确,不得积压,更不得丢失。
  5、发文拟稿要通顺,不丢字,不出差错,缮写要整洁。
  6、应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。
  7、遵守保密制度,各种秘密以上级别的文稿,都应严格按照保密规定妥善处理,不得与无关人员谈论保密公文内容。

  8、要钻研业务,不断完善公文管理的规则和程序,随时总结工作经验,提高工作水平。

版权所有:山东商务职业学院校办公室