通知公告
校园文化
服务专栏
友情链接
首页 -->制度汇编 -> 机要文件管理工作规定
机要文件管理工作规定
发布时间:2008-04-18 06:24:39 阅读次数:
机要文件管理工作规定
 
  学院办公室负责管理上级领导部门下发的中央、省、市党委政府的机要文件。为了加强文件保密工作,对机要文件的收发、借阅、管理、消销等,作如下规定。

  一、收文
  1、收到文件首先检查文件袋有无破损,发现问题及时查明原因。
  2、收文及时拆封、清点、查对,避免号码和份数出现差错。
  3、各种文件、资料要分别登记、编号,绝密件要在文件本上注明。
  4、收到的文件、资料都要加盖党委办公室收文专用章,填好收文日期和文件编号。

  二、送阅文
  1、送阅文范围:院党委书记、院长、党委副书记、副院长、纪委书记、工会主席。
  2、送给领导阅读的文件,先在送阅文登记本上逐项登记,再填一份《送阅文登记表》放在送阅文件夹的第一页。
  3、领导阅后退回时,逐一对照《送阅文登记表》进行核对。领导如用文件,要到学院办公室分管机要文件人员处办理借阅手续。
  4、领导对所送文件如有指示,要及时通知有关人员到学院办公室分管机要文件人员处阅读文件及批示。
  5、为加强文件的管理,以防泄密、丢失,传阅夹内扉页上印有“传阅文件注意事项”。

  三、借文
  1、建立借用文件登记本。
  2、借出文件要写清时间、文件名称、文件编号及份数。
  3、双方核对清楚,借用人签名后,方可拿走文件。
  4、还文时,经核对无误后,立即注销。

  四、文件的清销
  1、收回文件前,将下发的文件打印好表格,按文件下发的顺序号收齐后,按有关部门要求,进行分类、清点、打捆。
  2、填好有关部门下发的《文件清退表》,清退表以外的文件、资料,列表逐项填好。
  3、由学院办公室主任按表清点、检查。
  4、将《文件清退表》按时上交有关部门机要室。允许留存的文件,每件至少留存二份,留存的文件在档案室保存;并备有文件目录以供借阅时参考。
  5、清销的机要文件、内部资料,室期送保密造纸厂监销。

版权所有:山东商务职业学院校办公室